Tu empresa, como todas, tiene la necesidad de comunicar su identidad y de proyectar la imagen de su marca de la forma más directa posible hacia sus diferentes públicos.
Estos públicos pueden ser los propios trabajadores, los accionistas, los potenciales clientes… Y una de las herramientas de comunicación más eficaces para alcanzar estos objetivos es el evento corporativo.
De hecho, la organización de un evento corporativo es una inversión estratégica habitual por parte de la empresa, por lo que debe llevarse a cabo de forma profesional, adecuando el trabajo a las necesidades específicas de la organización.
El tipo de evento dependerá fundamentalmente del objetivo a alcanzar:
Eventos institucionales como congresos y convenciones, actos protocolarios, exposiciones y ferias, presentaciones de producto, ruedas de prensa, entregas de premios, eventos formativos indoor y outdoor, teambuilding…
Pero… ¿qué debo solicitar/exigir a una agencia de organización de eventos?
En primer lugar, FLEXIBILIDAD en la toma de decisiones. Y es que el proceso de organización de cualquier evento, aunque requiere de un exhaustivo control de todos los hitos a gestionar y de un método eficaz a la hora de ponerlos en marcha, se ve condicionado por infinidad de circunstancias externas que podrían requerir la modificación, en cualquier momento, de alguna de sus partes (y esa toma de decisión sobre el cambio en cuestión deberá ser ejecutado, en muchas ocasiones, en tiempo récord).
Por ejemplo, por la necesidad de virar de un evento presencial a un evento online en cuestión de semanas (situación con la que se han encontrado casi diariamente nuestros clientes en el último año, debido a la pandemia del COVID-19).
En segundo lugar, la maximización de la ATENCIÓN AL DETALLE. Porque los asistentes a cualquier evento, independientemente del presupuesto con el que se haya contado para la organización de éste, lo que esperan es que el organizador les sorprendan y, para ello, no solo es necesaria una alta dosis de creatividad, sino también el cuidado de todos y cada uno de los detalles: la selección de los espacios y escenarios, la imagen gráfica, la atención personalizada al asistente, el programa de actividades,…
Son muchas más las características que debe tener una agencia de organización de eventos, pero hemos querido centrar este post en estas dos competencias mínimas (la flexibilidad y la atención al detalle), pues si ellas, un evento simplemente… ¡no sale!
A partir de la firma del contrato y, siempre con esas dos competencias como base de trabajo, el proceso de organización de tu evento pasará por las siguientes fases:
- PLANIFICACIÓN Y DISEÑO:
- IDEACIÓN:
- Imagen corporativa del evento
- Programa de contenidos (hitos)
- Fuentes de ingresos (patrocinadores, stands expositores…)
- PLANIFICACIÓN:
- Emplazamiento
- Selección de speakers y otros proveedores
- Plan de Comunicación (acciones de Marketing)
- ORGANIZACIÓN Y PRODUCCIÓN:
- Control de producción
- Relaciones con los Medios de Comunicación
- Venta (invitaciones / entradas)
- Organización de eventos anexos
- DIRECCIÓN Y REGIDURÍA (Escaleta coordinación general)
- EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO (Control de eficacia)
En Agente360 ofrecemos una solución integral para tu empresa. Nos encargamos de la ideación, planificación, organización, producción y dirección de tu evento corporativo, así como de la evaluación y seguimiento de la eficacia del mismo, recogiendo la documentación necesaria para ayudarte con los trámites de justificación de tu proyecto, en caso de que así lo requieras.
Y siempre partiendo de un estudio de las necesidades, la idea previa, el emplazamiento y el presupuesto de la organización para asegurar así el éxito del evento (o lo que es lo mismo: el logro de los objetivos marcados).
¿Necesitas organizar un evento especial y memorable? Ponte en contacto con el equipo de Agente360. Te ayudaremos.
