Debido a la excepcional situación que vivimos por la crisis del COVID, este año la mayor parte de los eventos que organizamos para nuestros clientes se están celebrando en entornos virtuales.

El tipo de eventos online que más nos solicitan las marcas ante esta situación son sin duda, los eventos virtuales en 3D, en el que tanto asistentes como ponentes acceden a los distintos escenarios del evento (auditorio, salas de reuniones, pabellones de exposición, sala VIP…) con sus avatares obteniendo una experiencia muy realista y cercana a la de un evento presencial, ya que se proporciona la posibilidad de un networking naturalizado (humano), lo cual facilita las acciones comerciales B2B y/o la comunicación entre los asistentes.

Pero… ¿qué podemos esperar exactamente de esta plataforma de eventos virtuales en 3D?

Visitantes, ponentes, marcas expositoras y patrocinadores disfrutarán al máximo de todas las posibilidades que les ofrecería el mismo evento organizado en formato presencial: ponencias en directo, networking, stands expositores…

Agente360 personalizará los espacios virtuales de celebración del evento en función de las necesidades del cliente y su imagen corporativa: auditorios, salas de exposición, aulas, salas de reuniones, espacios abiertos, salas de conciertos…

Los visitantes podrán customizar su avatar e interactuar con el resto de asistentes usando la voz al acercarse a ellos o chateando, de manera que su experiencia en el evento virtual será muy similar a la de un evento presencial.

Y, por supuesto, los speakers podrán realizar retransmisiones en directo (streaming), presentaciones de diapositivas, compartir su escritorio y su webcam, recibir y responder a preguntas de los asistentes en tiempo real (tanto por voz, como por chat),…

¿Y… qué datos se pueden obtener tras la celebración, de cara a la justificación del evento?

Como cualquier otra herramienta digital, la plataforma 3D de Agente360 ofrece estadísticas de uso para el control de la eficacia del evento, a tiempo real, por lo que, ahora, realizar un análisis más exhaustivo del impacto generado por nuestra marca en un evento es mucho más sencillo.

Gracias a esta monitorización, Agente360 ofrece a sus clientes un servicio integral que incluye, además, una memoria final del evento con la que se facilita la “justificación” a enviar a los financiadores del evento (como fondos europeos y otros patrocinadores…).

Y, por supuesto, esta memoria incluye también un vídeo resumen que podrá servir como herramienta de marketing para la promoción de la siguiente edición del evento.

DÉJALO EN NUESTRAS MANOS.

AGENTE360: NUESTRO TRABAJO CONSISTE EN FACILITARTE EL TUYO.

La crisis del COVID ha traído consigo, entre otras muchos, este gran dilema para las organizaciones.

Ahora (quizá más que nunca si cabe) las marcas necesitan impactar a sus públicos y los eventos siguen siendo una solución óptima para ello, pero…

¿Y si ya tenías pensado (o, incluso, habías empezado a organizar) un evento presencial?

En los últimos meses, en Agente360 estamos recibiendo llamadas casi diarias de entidades (públicas y privadas) que nos plantean la misma consulta: “¿Qué supondría, a estas alturas, cambiar de idea y transformarlo en un evento online?” Por ello, hemos decidido tratar de ayudaros con este post:

La realidad es que, cambiar un evento presencial a un evento virtual es tan sencillo (y tan complejo) como lo sería modificar el espacio de celebración de cualquier evento presencial a otro lugar físico. La dificultad no radica en el cambio de espacio en cuestión, sino que depende del tiempo que dispongamos para realizar dicho cambio, así como de las características del nuevo espacio (de las posibilidades que nos ofrezcan sus salas, su logística…). Pero, como decimos, no debería haber diferencia entre cambiar el espacio físico de un evento a otro nuevo espacio presencial o… a uno virtual.

Además, actualmente podemos organizar eventos virtuales en multitud de plataformas digitales. Cada plataforma tiene unas características diferentes y ofrece, por lo tanto, soluciones a necesidades distintas del promotor del evento. Se trata de escoger aquella que nos proporcione la posibilidad de asegurar la celebración del evento sin verse obligados a cambiar el programa de actividades (o adaptándolo mínimamente) e, incluso, maximizando el impacto del mismo.

Si hablamos de plataformas de celebración de eventos online, podemos escoger entre algunas como Zoom, Skype, Google Meet, Facebook Live, Instagram Live… y muchas otras que están al alcance de todos. Pero en este post queremos aprovechar para presentaros la plataforma de celebración de eventos virtuales más innovadora del momento:

Un entorno virtual en 3D, en el que tanto asistentes como ponentes acceden a los distintos escenarios del evento (auditorio, salas de reuniones, pabellones de exposición…) con sus avatares personalizados, obteniendo una experiencia muy realista y cercana a la de un evento presencial.

Aquí tienes un vídeo con el que te puedes hacer una idea sobre el funcionamiento de este tipo de eventos virtuales organizados por Agente360:

AQUÍ tienes más información sobre esta innovadora plataforma de eventos virtuales en 3D.

Y, a modo de resumen, si comparamos los eventos presenciales con los virtuales, estas son algunas de las ventajas que podemos destacar (esperamos que os ayuden a tomar decisiones):

VENTAJAS DE LOS EVENTOS VIRTUALES:

• Fácil acceso para asistentes y expositores (desde cualquier lugar y usando cualquier tipo de dispositivo: ordenador, móvil o tablet).
• Mayor alcance de la difusión del evento (visitantes de cualquier punto del planeta).
• Bajo coste de organización (no hay costes de producción audiovisual, ni logísticos, ni dietas o desplazamientos, ni de imprenta…)
• Adaptación instantánea de las dimensiones y capacidades de aforo del espacio (en función del número de asistentes confirmados finalmente).
• Mayor motivación y compromiso del asistente (el uso de avatares virtuales permite una experiencia atractiva y recordable).
• Mayor impacto de marca por la posibilidad de aumento del número de eventos anuales (dado el reducido coste de los eventos online en comparación con los presenciales).
• Fomenta el networking (se elimina el temor al cara a cara de las primeras reuniones gracias al uso de avatares personalizados).

Tu empresa, como todas, tiene la necesidad de comunicar su identidad y de proyectar la imagen de su marca de la forma más directa posible hacia sus diferentes públicos.

Estos públicos pueden ser los propios trabajadores, los accionistas, los potenciales clientes… Y una de las herramientas de comunicación más eficaces para alcanzar estos objetivos es el evento corporativo.

De hecho, la organización de un evento corporativo es una inversión estratégica habitual por parte de la empresa, por lo que debe llevarse a cabo de forma profesional, adecuando el trabajo a las necesidades específicas de la organización.

El tipo de evento dependerá fundamentalmente del objetivo a alcanzar:

Eventos institucionales como congresos y convenciones, actos protocolarios, exposiciones y ferias, presentaciones de producto, ruedas de prensa, entregas de premios, eventos formativos indoor y outdoor, teambuilding…

Pero… ¿qué debo solicitar/exigir a una agencia de organización de eventos?

En primer lugar, FLEXIBILIDAD en la toma de decisiones. Y es que el proceso de organización de cualquier evento, aunque requiere de un exhaustivo control de todos los hitos a gestionar y de un método eficaz a la hora de ponerlos en marcha, se ve condicionado por infinidad de circunstancias externas que podrían requerir la modificación, en cualquier momento, de alguna de sus partes (y esa toma de decisión sobre el cambio en cuestión deberá ser ejecutado, en muchas ocasiones, en tiempo récord).

Por ejemplo, por la necesidad de virar de un evento presencial a un evento online en cuestión de semanas (situación con la que se han encontrado casi diariamente nuestros clientes en el último año, debido a la pandemia del COVID-19).

En segundo lugar, la maximización de la ATENCIÓN AL DETALLE. Porque los asistentes a cualquier evento, independientemente del presupuesto con el que se haya contado para la organización de éste, lo que esperan es que el organizador les sorprendan y, para ello, no solo es necesaria una alta dosis de creatividad, sino también el cuidado de todos y cada uno de los detalles: la selección de los espacios y escenarios, la imagen gráfica, la atención personalizada al asistente, el programa de actividades,…

Son muchas más las características que debe tener una agencia de organización de eventos, pero hemos querido centrar este post en estas dos competencias mínimas (la flexibilidad y la atención al detalle), pues si ellas, un evento simplemente… ¡no sale!

A partir de la firma del contrato y, siempre con esas dos competencias como base de trabajo, el proceso de organización de tu evento pasará por las siguientes fases:

• PLANIFICACIÓN Y DISEÑO:
• IDEACIÓN:
  • Imagen corporativa del evento
  • Programa de contenidos (hitos)
  • Fuentes de ingresos (patrocinadores, stands expositores…)
• PLANIFICACIÓN:
  • Emplazamiento
  • Selección de speakers y otros proveedores
  • Plan de Comunicación (acciones de Marketing)
• ORGANIZACIÓN Y PRODUCCIÓN:
  • Control de producción
  • Relaciones con los Medios de Comunicación
  • Venta (invitaciones / entradas)
  • Organización de eventos anexos
• DIRECCIÓN Y REGIDURÍA (Escaleta coordinación general)
• EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO (Control de eficacia)

En Agente360 ofrecemos una solución integral para tu empresa. Nos encargamos de la ideación, planificación, organización, producción y dirección de tu evento corporativo, así como de la evaluación y seguimiento de la eficacia del mismo, recogiendo la documentación necesaria para ayudarte con los trámites de justificación de tu proyecto, en caso de que así lo requieras.

Y siempre partiendo de un estudio de las necesidades, la idea previa, el emplazamiento y el presupuesto de la organización para asegurar así el éxito del evento (o lo que es lo mismo: el logro de los objetivos marcados).

¿Necesitas organizar un evento especial y memorable? Ponte en contacto con el equipo de Agente360. Te ayudaremos.